Empresa pequena vive de fluxo de caixa, e inadimplência é o furo mais comum nele. A cobrança é legítima e existem instrumentos rápidos para fazê-la. O que costuma dar errado é a forma: uma cobrança feita de qualquer jeito converte um crédito em uma ação de indenização contra quem cobrou.

Os limites, antes das ferramentas

Quando o devedor é consumidor — pessoa física comprando para uso próprio —, o Código de Defesa do Consumidor é explícito: na cobrança, o consumidor não pode ser exposto a ridículo, nem submetido a constrangimento ou ameaça. O CDC vai além e trata como crime utilizar, na cobrança, ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmação falsa, incorreta ou enganosa, ou qualquer procedimento que exponha o consumidor injustificadamente a ridículo ou interfira em seu trabalho, descanso ou lazer.

Traduzido para o dia a dia da empresa, não faça:

  • ligar em horário de descanso, de madrugada ou de forma repetitiva no mesmo dia

  • avisar familiar, vizinho, colega ou chefe sobre a dívida

  • cobrar na frente de outras pessoas, no balcão ou em grupo de mensagens

  • publicar nome de devedor em rede social, mural ou lista

  • afirmar que o nome "já está sujo" ou que haverá prisão, o que não existe em dívida civil

  • cobrar valor diferente do contratado ou incluir encargo não previsto

  • insistir em dívida já paga, sem conferir

Quando o devedor é outra empresa, o CDC não se aplica. Isso não libera o método: o abuso de direito e a violação da boa-fé objetiva têm consequência no Código Civil, e ameaça continua sendo ilícito penal em qualquer relação.

A ferramenta mais subestimada: a notificação escrita

Antes de qualquer coisa, uma notificação clara — valor, origem, vencimento, prazo para pagar e o que ocorrerá depois. Enviada por e-mail com confirmação, por mensagem com registro, ou, quando o valor justifica, por cartório de títulos e documentos, o que produz prova qualificada da ciência.

Uma parte relevante da inadimplência de pequeno valor se resolve nessa etapa, e ela cumpre uma função jurídica: constitui o devedor em mora quando o contrato não tem data certa, e serve de prova de que a cobrança foi feita de forma regular.

Protesto

O protesto extrajudicial é o instrumento mais rápido e mais barato. Cabe para título de crédito e também para outros documentos de dívida — contrato assinado, nota fiscal com comprovante de entrega, confissão de dívida.

Apresentado o título, o devedor é intimado e tem prazo curto para pagar antes da lavratura. O efeito prático é imediato, porque o protesto aparece em consulta de crédito e trava financiamento e cadastro.

Duas cautelas: o valor precisa estar certo, e a dívida precisa existir. Protesto de valor indevido gera dano moral, e a empresa que protestou responde.

Negativação em Serasa e SPC

A inclusão em cadastro de inadimplente é lícita, e há uma exigência que costuma ser esquecida: o consumidor tem de ser comunicado por escrito antes da inclusão. A jurisprudência é firme no ponto, e a responsabilidade pela notificação prévia é do órgão de cadastro — o que não protege o credor que forneceu informação incorreta.

Dívida prescrita não pode ser negativada, e o registro não pode ser mantido além de cinco anos.

As vias judiciais, em ordem de esforço

Execução, quando existe título executivo — cheque, duplicata aceita, nota promissória, contrato assinado por duas testemunhas, confissão de dívida. Vai direto à penhora, sem discussão sobre a existência do débito.

Ação monitória, quando existe prova escrita sem força de título — e-mail em que o cliente reconhece o valor, contrato sem testemunhas, nota fiscal com comprovante de recebimento. O juiz manda pagar em quinze dias; sem defesa, o mandado se converte em execução.

Ação de cobrança, quando não há prova escrita suficiente e o crédito precisa ser provado.

Para valores menores contra pessoa física, o Juizado Especial resolve; contra empresa, o Juizado Especial Cível admite microempresa e empresa de pequeno porte como autoras, o que reduz custo de forma relevante.

O prazo que apaga o crédito

Dívida líquida constante de instrumento particular prescreve em cinco anos. Cheque, duplicata e nota promissória têm prazos próprios e bem mais curtos para a execução, e perdê-los não elimina o crédito, mas rebaixa o caminho: em vez de executar, será preciso cobrar.

Deixar a inadimplência envelhecer é o erro mais caro da cobrança, e o mais silencioso.

O que documentar desde a venda

A qualidade da cobrança é decidida antes do inadimplemento:

  • contrato ou pedido escrito, com valor, prazo, multa e juros previstos

  • comprovante de entrega do produto ou de execução do serviço, assinado ou com registro eletrônico

  • nota fiscal emitida

  • histórico de comunicação com o cliente, preservado

Empresa que vende por WhatsApp sem confirmar o pedido por escrito não tem dificuldade de cobrar; tem dificuldade de provar. E o que se prova é o que se recebe.

O cálculo do que se pode exigir

Além do principal: correção monetária, juros de mora e a multa prevista em contrato. Quando o devedor é consumidor, a multa por atraso tem teto de 2%.

Encargo não previsto em contrato não pode ser incluído, e incluir é o caminho mais curto para transformar uma cobrança correta em uma discussão sobre abuso — que é exatamente o que o cliente inadimplente precisa para atrasar mais.

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