A escolha do regime tributário é feita uma vez por ano, no início do ano, e é irretratável para todo o exercício. É uma das poucas decisões empresariais com efeito garantido em caixa e com prazo fatal.

Ela também é a decisão que mais se toma por hábito. "Somos Simples porque somos pequenos" descreve a maioria das empresas brasileiras, e descreve mal uma parte relevante delas.

Simples Nacional

Regime unificado, que recolhe tributos federais, estaduais e municipais em uma guia só, com alíquota crescente conforme o faturamento dos últimos doze meses.

Limite: receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões. Acima de R$ 3,6 milhões há um sublimite: o ICMS e o ISS passam a ser recolhidos fora do Simples, em apuração própria.

Cinco anexos, conforme a atividade — comércio, indústria e três de serviços. O anexo define a faixa de alíquota, e a diferença entre eles é grande.

O fator R é o mecanismo que mais impacta prestador de serviço. Se a folha de salários dos últimos doze meses, incluindo encargos e pró-labore, equivale a 28% ou mais da receita bruta do mesmo período, um conjunto de atividades migra do Anexo V para o Anexo III, com alíquota inicial sensivelmente menor.

É um cálculo mensal, não anual, e é a razão pela qual empresa de serviço com sócio que não retira pró-labore paga mais imposto do que precisaria.

Quando o Simples é ruim: serviço com folha baixa que fica no Anexo V; empresa com muito crédito de insumo, que no Simples não aproveita crédito de PIS, Cofins e ICMS; e negócio com margem apertada, porque o Simples incide sobre receita, não sobre lucro. Empresa que dá prejuízo continua recolhendo.

Lucro Presumido

O nome descreve o mecanismo: a lei presume o lucro como um percentual da receita, e sobre essa base cobra IRPJ e CSLL.

Limite: receita bruta anual de até R$ 78 milhões.

A presunção para IRPJ é de 8% na atividade de comércio e indústria e de 32% na prestação de serviços em geral, com percentuais específicos para alguns setores. Sobre a base presumida incide IRPJ de 15%, mais adicional de 10% sobre o que exceder R$ 20 mil de base por mês. A CSLL segue lógica própria, com presunção de 12% no comércio e indústria e 32% em serviços, à alíquota de 9%.

PIS e Cofins são cumulativos, somando 3,65% sobre a receita, sem aproveitamento de crédito.

Quando compensa: empresa com margem de lucro real acima da presumida. Comércio que lucra 20% sendo tributado sobre presunção de 8% paga menos imposto do que pagaria sobre o lucro efetivo. É também o regime natural de quem estourou o Simples e ainda não tem estrutura para o Real.

Lucro Real

O imposto incide sobre o lucro efetivamente apurado na contabilidade, com todas as adições e exclusões que a lei prevê.

É obrigatório para receita acima de R$ 78 milhões, para instituições financeiras, para quem tem lucros no exterior e para quem goza de determinados benefícios fiscais.

PIS e Cofins são não cumulativos, somando 9,25%, com direito a crédito sobre insumos — o que, na indústria e em atividades com muita compra tributada, resulta em carga menor que a do Presumido.

Prejuízo não é tributado, e pode ser compensado em exercícios seguintes, dentro do limite legal.

Quando compensa: margem baixa, prejuízo, muito insumo tributado, exportação, ou grande volume de despesa dedutível. Custa mais em contabilidade, e é o único regime em que a qualidade da escrituração muda o imposto.

O erro que aparece antes da escolha

Antes de comparar regimes, vale conferir o CNAE. O código de atividade determina o anexo do Simples, o percentual de presunção, a incidência de ISS ou de ICMS e as obrigações acessórias.

Empresa que presta serviço de tecnologia registrada com CNAE de comércio, ou consultoria classificada como atividade genérica, paga imposto que não deveria — e a correção é retroativa quando a fiscalização chega. Simulação de regime feita sobre CNAE errado dá resultado errado, por mais precisa que seja a planilha.

O que a reforma tributária muda a partir de agora

A reforma aprovada pela Emenda Constitucional 132/2023 e regulamentada em 2025 substitui PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI por dois tributos sobre valor agregado: a CBS, federal, e o IBS, de estados e municípios.

A transição é longa e escalonada. 2026 é ano de teste, com alíquotas simbólicas — 0,9% de CBS e 0,1% de IBS — que podem ser compensadas com PIS e Cofins ou dispensadas do recolhimento, desde que a empresa cumpra as obrigações acessórias. A CBS entra em vigor plenamente em 2027, e o IBS sobe gradualmente entre 2029 e 2032, com extinção dos tributos atuais em 2033.

Dois pontos práticos para 2026:

A obrigação acessória vem antes do imposto. Mesmo com alíquota de teste, é preciso emitir documento fiscal com os novos campos. Quem não se adequar perde o direito à dispensa e passa a recolher.

O Simples Nacional continua existindo, e ganha uma decisão nova: permanecer recolhendo tudo dentro do Simples, ou recolher CBS e IBS fora dele. A segunda opção gera crédito integral para o cliente pessoa jurídica, o que interessa a quem vende para empresa. Para quem vende ao consumidor final, o crédito não tem valor, e ficar no Simples tende a ser melhor.

Essa passa a ser a pergunta central de qualquer empresa que vende B2B nos próximos anos.

A conta que precisa ser feita

Escolher regime não é escolher o menor imposto nominal. É simular, com números reais dos últimos doze meses:

  • receita bruta e sua projeção

  • margem de lucro efetiva

  • folha de salários e pró-labore, para o fator R

  • volume de compras com tributo destacado, para crédito

  • perfil do cliente: consumidor final ou pessoa jurídica

Essas cinco variáveis definem o resultado, e o resultado muda quando o negócio muda. Regime tributário escolhido na abertura e nunca revisado é a forma mais discreta de pagar imposto a mais durante anos — e, ao contrário de quase tudo em direito tributário, ela não gera contencioso. Só gera prejuízo.

A revisão é anual, feita com contador, em janeiro. Depois do prazo, a resposta é sempre a mesma: no ano que vem.

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