Malha fina é o nome informal do processo de verificação automática da Receita Federal. O sistema cruza o que você declarou com o que terceiros informaram sobre você — empregador, banco, plano de saúde, imobiliária, cartório, corretora — e retém a declaração quando encontra divergência.

Não é acusação. É pendência de conferência. A maior parte se resolve com correção da própria declaração.

Como consultar

O caminho oficial é o e-CAC, o Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal, com acesso pela conta gov.br ou certificado digital. Dentro dele, a consulta ao extrato da declaração mostra a situação: processada, em processamento, retida, ou com pendência.

O extrato indica o item exato que gerou a divergência. É a informação mais útil e a que muita gente não abre, ficando apenas com a informação de que "caiu na malha".

Vale conferir também se há intimação ou notificação no e-CAC. Prazo perdido em intimação é o que transforma pendência simples em problema.

Os motivos mais comuns

Omissão de rendimento. Segundo emprego, trabalho como pessoa física, aluguel recebido, pró-labore, rendimento de dependente, saque de previdência privada, rescisão. O que o pagador informou e você não declarou.

Divergência de valor. Rendimento declarado diferente do informe do empregador, imposto retido informado a menos, décimo terceiro somado no lugar errado.

Despesa médica sem lastro. É o item que mais retém declaração. A dedução de saúde é ilimitada em valor, mas exige comprovação com nota fiscal ou recibo em nome do titular ou do dependente, com CPF do prestador.

Dependente informado duas vezes. Cada dependente só pode constar em uma declaração. Pais separados declarando o mesmo filho é caso clássico.

Previdência privada no plano errado. PGBL é dedutível dentro do limite; VGBL não é dedutível. Trocar os dois gera divergência automática.

Divergência patrimonial. Bem declarado com valor incompatível com a renda, ou compra e venda informada em cartório e não declarada.

O que fazer quando a divergência é sua

Se você conferiu e o erro é seu, o caminho é a declaração retificadora: refazer a declaração corrigindo o item, com o mesmo número do recibo da original.

Pontos que importam:

  • Não há multa por retificar espontaneamente. Havendo imposto a mais a pagar, incidem juros e multa sobre a diferença, não sobre o ato de corrigir

  • Corrigir antes de ser intimado é sempre melhor. Depois da intimação, a espontaneidade se perde

  • Retificar não faz voltar à fila do início para todos os efeitos, mas pode alterar o lote de restituição

  • Se o erro reduzia sua restituição, a correção pode aumentá-la

O que fazer quando a divergência não é sua

Acontece com frequência: o informe do empregador está errado, o banco informou rendimento que não é seu, um plano de saúde lançou pagamento em nome errado, um dependente foi incluído por outra pessoa sem seu conhecimento.

Nesse cenário, não retifique para "bater" com a informação errada. O caminho é:

  1. Obter a correção na fonte — pedir ao empregador ou à instituição a retificação do informe que foi enviado à Receita

  2. Reunir a documentação que comprova o valor correto

  3. Apresentar a defesa quando houver intimação, instruída com os documentos

Retificar para se alinhar a uma informação equivocada é assumir um erro de terceiro e, eventualmente, pagar imposto indevido.

Se chegar intimação

A intimação pede documentos e fixa prazo. Ela não é auto de infração — é oportunidade de esclarecer.

Atender no prazo, com documentos organizados e uma explicação objetiva do item questionado, resolve a maioria dos casos. Não atender leva ao lançamento de ofício, com multa de ofício que é significativamente maior do que a diferença original.

Se você discorda do lançamento, cabe impugnação administrativa, com prazo próprio, e depois recurso — sem custo de ação judicial.

O que guardar, e por quanto tempo

Todos os informes de rendimento, notas e recibos de despesas médicas e de educação, comprovantes de previdência, documentos de compra e venda de bens, extratos de corretora, e o recibo de entrega da declaração.

O prazo de guarda é de cinco anos contados do exercício seguinte ao da declaração. É o mesmo prazo em que a Receita pode revisar.

Uma nota sobre o calendário

A retenção em malha atrasa a restituição. Enquanto a pendência existe, o valor não é liberado, e a declaração pode ficar retida por mais de um exercício.

Por isso a conferência precoce vale tanto: quem consulta o extrato logo depois de declarar corrige em semanas; quem descobre no ano seguinte, ao estranhar a restituição que nunca chegou, resolve em meses.

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